Vorbemerkung

Im Rahmen ihrer Förderung des wissenschaftlichen Gedankenaustauschs organisiert und finanziert die Stiftung Seminare und Tagungen und führt sie in eigener Verantwortung, jedoch in enger Zusammenarbeit mit der jeweiligen Wissenschaftlichen Leitung durch.

Die Seminare erhalten die Bezeichnung "Wilhelm und Else Heraeus-Seminar" (abgekürzt: "WE-Heraeus-Seminar") mit fortlaufender Nummerierung.

Es gelten folgende Einschränkungen

·        aufgrund ihrer Satzung ist es der Stiftung nicht möglich, lediglich als Sponsor aufzutreten oder Finanzierungslücken zu schließen

·        Serien regelmäßig stattfindender Veranstaltungen können nicht gefördert werden; allerdings ist es möglich, eine einzelne Veranstaltung einer etablierten Reihe als "Wilhelm und Else Heraeus-Seminar" durchzuführen

·        die Seminare finden bis auf gut begründete Ausnahmen im Physikzentrum Bad Honnef statt

·        wenn ein Seminar nicht im Physikzentrum stattfinden soll, legt die Geschäftsleitung in Absprache mit der Wissenschaftlichen Leitung im Einzelfall fest, in welcher Weise sich die Stiftung an der Organisation beteiligt

Grundsätzliches

Ein WE-Heraeus-Seminar soll ein Forum zum wissenschaftlichen Austausch im kleinen Rahmen bieten, mit überschaubarer Teilnehmerzahl und reichlich Zeit und Gelegenheit für Diskussion, Reflektion und Vertiefung des Vorgetragenen im großen wie im kleinen Kreis. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einbeziehung des wissenschaftlichen Nachwuchses. Mit diesen Merkmalen wollen sich WE-Heraeus-Seminare deutlich von wissenschaftlichen Konferenzen unterscheiden. Diesem Anspruch folgend, sollten die Vorträge nicht zu kurz angesetzt werden (>30 min), und es sollte stets Zeit für anschließende Diskussion eingeplant sein. Einführungsvorträge zu Beginn und vor jedem thematischen Block sollten selbstverständlich sein, ebenso wie längere Diskussionsrunden danach und/oder zum Abschluss eines Seminars. – Postersitzungen sind ein bewährtes Mittel, Nachwuchswissenschaftler einzubinden. Sie sollten mit Postervorstellungen in Kurzvorträgen eingeleitet und durch die Aussetzung von „Best Poster Awards“ zusätzlich attraktiv gemacht werden.

Die typische Teilnehmerzahl eines WE-Heraeus-Seminars im Physikzentrum Bad Honnef liegt bei 65 Personen (Redner + Hörer). Die Stiftung empfiehlt, die Zahl 75 nicht zu überschreiten.

Im generellen Interesse einer Förderung des weiblichen wissenschaftlichen Nachwuchses bitten wir darum, möglichst viele Frauen als Rednerinnen und Hörerinnen an der Veranstaltung zu beteiligen. 

Antragstellung

Anträge an die Stiftung auf Durchführung eines Seminars werden vom Wissenschaftlichen Beirat der Stiftung begutachtet und vom Vorstand bewilligt. Zu diesem Zweck treffen sich die Stiftungsgremien zweimal im Jahr, üblicherweise Ende April und Ende September. Anträge müssen spätestens ca. fünf Wochen vor diesen Terminen bei der Geschäftsstelle der Stiftung eingehen. Die aktuelle Deadline wird ausreichend lange vorher auf der Homepage der Stiftung sowie im Physik Journal bekannt gegeben.

Die Anträge sind an keine bestimmte Form gebunden. Erwartet wird ein Umfang von mindestens 5, höchstens aber 10 Seiten. Folgende Angaben sollten in jedem Fall enthalten sein:

1) Allgemeine Angaben

·        Titel der Veranstaltung

·        Tagungsort (vorzugsweise Physikzentrum Bad Honnef)

·        Termin/Dauer (nach Ihrer Wahl, Hinweise für Physikzentrum s. unten)

·        Name und Anschrift des/der wiss. Leiter/innen

·        kurzes Curriculum vitae des/der wiss. Leiters/Leiterin 
(vor allem im Fall von Nachwuchswissenschaftler/innen erbeten; bitte max. 1 Seite)

·        ungefähre Teilnehmerzahl (= Redner + Hörer)

·        Seminarsprache

2) Begründung  (dieser Abschnitt sollte den Schwerpunkt eines Antrags bilden; Minimum 2 - 3 Seiten)

·        Wissenschaftlicher Hintergrund

·         Ziele des Seminars und Adressaten

3) Geplanter Ablauf / Vortragsprogramm

·        Vorläufige Liste der "Eingeladenen Redner"
(Name, Institution, unbedingt auch: Arbeitstitel des Vortrags)

·        Weitere Teilnehmer (Zahl, Ausbildungsstand)

·        Beteiligung der weiteren Teilnehmer 
(Kurzbeitrag, Poster: Kurzpräsentation?, Preis für bestes Poster?)

·        Programmstruktur der Seminartage (möglichst Stundenplan)

4) Erklärung, Unterschrift/en

·        Angaben darüber, ob für die Veranstaltung bei einer anderen Institution ein Antrag auf Förderung gestellt wurde.

·        Unterschrift/en der/des Antragsteller/s

Terminfestlegung für Seminare im Physikzentrum Bad Honnef

Für Seminare im Physikzentrum Bad Honnef sollte ein Antragsteller schon zu Beginn aller Planungen Kontakt mit dem Wissenschaftlichen Sekretär des Physikzentrums, Herrn Dr. Victor Gomer, aufnehmen und eine Reservierung vornehmen (Tel.: 02224-9010113). Eine Reservierung bleibt bis zur Entscheidung über den Antrag aufrecht erhalten.

Kostenermittlung

Der Kostenrahmen eines WE-Heraeus-Seminars wird von der Geschäftsführung der Stiftung ermittelt und vom Stiftungsvorstand festgelegt. Für Seminare, die im Physikzentrum Bad Honnef stattfinden, übernimmt die Stiftung die Kosten für Unterkunft und Verpflegung aller Teilnehmer.

Vortragshonorare werden grundsätzlich nicht gezahlt.

Eingeladene Redner u. Wissenschaftliche Organisatoren erhalten darüber hinaus Zuschüsse zu den Reisekosten (Anreise aus Deutschland: bis zu 250 €; aus Europa: bis zu 500 €; aus ROW/Übersee: bis zu 1000 €).

Hinweis: Die Reisekosten-Zuschüsse sollen nur in Anspruch genommen werden, wenn keine anderweitige Finanzierung der Reise möglich ist.

Organisatorischer Ablauf

·        Programm/Inhalt: Der Wissenschaftliche Leiter stellt das Seminarprogramm zusammen und führt die Gespräche mit seinen "Eingeladenen Rednern" und benennt sie nach deren Zusage der Stiftung. Über eventuelle Absprachen oder Zusagen einer finanziellen Unterstützung ist die Stiftung zu informieren.

·        Seminarstruktur: Die Anzahl der Vorträge zu bestimmen ist dem Wissenschaftlichen Leiter überlassen. Sie sollte jedoch so gewählt werden, dass nach jedem Vortrag ausreichend Zeit für Diskussion zur Verfügung steht. Neben den Vorträgen können auch Kurzbeiträge und/oder Poster sowie z. B. "Round Table Diskussionen" eingeplant werden. Die Stiftung empfiehlt, zu Beginn eines Seminars das Thema, seinen wissenschaftlichen Hintergrund und die Motivation für das Treffen ausführlich im Rahmen eines Einführungsvortrages darzustellen (siehe auch oben, "Grundsätzliches"). Die Entscheidung des Stiftungsvorstands über den Antrag wird dem Antragsteller von der Geschäftsstelle mitgeteilt. Nach der Bewilligung des Seminars wird der Antragsteller gebeten, Kontakt mit der Geschäftsstelle der Stiftung aufzunehmen, um das weitere Vorgehen abzusprechen. Besonders wichtig ist die Abstimmung über die Termine für die einzelnen Organisationsschritte.

·        Ankündigung: In der Regel kündigt der Wissenschaftliche Leiter das Seminar im Internet an. Vor Freischaltung der Seite ist die Stiftung zu informieren. Danach fügt die Stiftung einen Link auf diese Web-Site sowie eine Kontakt-E-mail-Adresse in den "Terminkalender" ihrer eigenen Homepage ein. Die Ankündigung hat zum Ziel, ein möglichst breites Publikum für das Seminar zu interessieren. Dabei ist es ein Anliegen der Stiftung, mit den Seminaren insbesondere auch den wissenschaftlichen Nachwuchs zu erreichen. Über die Annahme einer Bewerbung um Teilnahme entscheidet der Wiss. Organisator.

·        Mitwirkung der Stiftung: Sofern nichts anderes vereinbart, übernimmt die Wilhelm und Else Heraeus-Stiftung die allgemeine Organisation des Seminars, d.h. die offizielle Einladung und Information aller Teilnehmer, die Erstellung und den Druck des Programmheftes (mit Programmablauf, Abstracts und Teilnehmerliste), das Tagungsbüro, die Absprachen mit dem Tagungszentrum und die finanzielle Abwicklung mit den Teilnehmern am Tagungsort. Dies gilt in aller Regel nur für Seminare im Physikzentrum Bad Honnef.

In der Regel geht das erste offizielle Einladungsschreiben an die Referenten und die weiteren Teilnehmer frühzeitig vor Seminarbeginn heraus. Grundlage dafür sind die vom Wissenschaftlichen Leiter an die Geschäftsstelle gemeldeten Anschriften und Informationen.

Im Einladungsschreiben an die Referenten werden diese gebeten, mit der Anmeldung eine Kurzfassung ihres Vortrags einzureichen (maximal eine DIN A4-Seite) und den endgültigen Titel ihres Vortrags zu nennen. Ferner sollte auf dem Anmeldeformular vermerkt werden, ob und ggf. in welcher Höhe Reisekosten beantragt werden.

Bericht

Die Stiftung ist verpflichtet, über ihre Aktivitäten öffentlich zu informieren. Ihr Publikationsorgan ist die Zeitschrift "Physik Journal". Die Berichte werden in deutscher Sprache publiziert. Die Wissenschaftliche Leitung wird gebeten, möglichst bald nach dem Seminar, spätestens aber nach vier Wochen einen Bericht über den Seminarverlauf und die wissenschaftlichen Ergebnisse bei der Stiftung einzureichen. Bitte per E-mail an: dreisigacker@we-heraeus-stiftung.de  

vorzugsweise WORD, aber auch rtf, pdf, ps. Bitte kein TEX/LATEX!). Die Stiftung leitet das Manuskript an die Redaktion des Physik Journals weiter. Entsprechend den redaktionellen Richtlinien des Physik Journals ist die Länge eines Berichts auf max. 2500 Zeichen begrenzt, Leerzeichen eingeschlossen. 

Der Bericht soll den wesentlichen Inhalt oder die Ergebnisse der Veranstaltung in gedrängter Form wiedergeben. Eine reine Auflistung der Vorträge entspricht nicht dem Berichtszweck. Am besten ist es, "Highlights" herauszugreifen und diese so zu beschreiben, dass auch Nicht-Teilnehmer von der Lektüre einen substanziellen Gewinn haben.

Muster / Vorlagen